Ferramentas para aumentar sua produtividade
Sul Consulting Consultoria e Marketing | Novembro/2018
Ser gestor de uma área ou de uma equipe é sinônimo de lidar com imprevisto, pressão e situações de grande responsabilidade. Se você não for uma pessoa organizada isso pode se tornar um grande desafio. A Qualitermo elencou algumas sugestões e ferramentas para você controlar seu tempo e aumentar sua produtividade.
São 10 dicas com ferramentas e aplicativos para você se organizar melhor e aumentar sua produtividade, valorizando seu tempo de maneira adequada e assertiva. Você poderá também contar com a ajuda de ferramentas e aplicativos disponíveis na web que podem colaborar. Acompanhe cada dica e organize melhor sua agenda. Então, não perca tempo, veja agora e aplique no seu dia para ser mais produtivo e sobrar mais tempo para si próprio.
Clique em cima no nome do aplicativo e você será levado até ele para baixar.
1. Defina metas e objetivos
Para não se perder na rotina do dia e deixar de realizar ações importantes, no início da semana defina claramente quais são suas metas e objetivos em relação às suas tarefas. Conheça alguns aplicativos que poderão ajudar.
Thirty – app onde você cria um desafio por 30 dias e vai controlando diariamente os dias que cumpriu ou não seu objetivo.
Routine Plus – app perfeito para quem esquece seus compromissos.
Goals on Track – com ele você consegue criar um plano completo com todas as duas metas e submetas. A cada meta cumprida, ele vai mudando a porcentagem para finalizar o projeto.
2. Planeje seu tempo
Com planejamento você conseguirá organizar suas atividades diárias e distribuir seus compromissos por toda a semana. Evite a improvisação, de espaço para a especialização e profissionalização das atividades. Conhecer a fundo os processos da empresa facilita para você manter o foco e estabelecer uma matriz de urgência e importância. Ferramentas indicadas para seu planejamento:
Google Agenda – serviço de agenda e calendário para você controlar compromissos, compartilhar a programação e agregar à sua agenda diversas agendas públicas.
Timely – auxilia no monitoramento de tempo e te ajuda até mesmo a definir prazos dos seus projetos.
Waze – GPS utilizado para encontrar as melhores rotas. Agora ele permite que você associe seus compromissos para que um alerta seja emitido no momento certo que você deve partir.
3. Faça um checklist
É uma das ferramentas mais eficazes para a gestão do tempo. No início do dia, defina quais são as tarefas mais importantes para a data e quais horários têm agendado. Assim fica mais fácil se organizar e concentrar esforços naquilo que é produtivo. Para ajudar, você pode utilizar apps como:
Evernote – organizador que ajuda a gerenciar notas e tarefas. Suas informações ficam na nuvem. Ele permite a criação de uma biblioteca com notícias e novidades sobre o seu mercado.
Google Tarefas – com este app você consegue gerenciar, salvar e editar tarefas. Ele integra com o Gmail e Google Agenda.
Rescue Time – você consegue registrar como e quanto tempo você passou executando suas tarefas
4. Utilize um Funil de clientes ou Software de gestão
Automatize suas tarefas por meio de planilhas eletrônicas ou softwares específicos, assim como sua base de dados de fornecedores e clientes. Desta forma você poderá emitir relatórios com mais agilidade em poucos cliques e acompanhar a situação de cada cliente ou fornecedor, sem perder nenhum dado importante. Alguns softwares de acompanhamento são listados a seguir.
PipeDrive – funciona como um CRM de clientes e software para gestão do funil de vendas.
Agendor – É um CRM de acompanhamento de clientes e faz a gestão do funil de vendas.
Sales Force – é um dos sistemas mais utilizados no mundo para controle de leads e oportunidades de vendas.
5. Mantenha o foco
Para Nathalia Gaia, coach de vida e carreira com foco em gestão do tempo, o tempo é o bem mais democrático: “Se todos temos as mesmas 24 horas, por que algumas pessoas conseguem fazer tanto e outras tem a sensação de não ter tempo pra nada? Gerir nosso tempo é, na verdade, gerir nossas prioridades”, afirma. Você tem colocado o seu foco onde você vai ter mais resultados? Aprender a priorizar é o primeiro passo para aproveitar o tempo de forma eficaz. Utilize os apps de produtividade como:
Free Mind – app com a finalidade de criar mapas mentais, que ajudam a organizar melhor as ideias e tornar o processo de decisão mais simples e rápido.
FocusList – este app permite que você ajuste temporizadores com as tarefas que precisa realizar.
Forest – app que te ajuda manter o foco e ser mais produtivo.
6. Delegue tarefas
Já dizia Andrew Carnegie: “O segredo do sucesso consiste não em fazer todo o seu trabalho, mas em reconhecer a pessoa certa para fazê-lo”. Ao delegar, você ganhará tempo para outras tarefas sem que um ou mais projetos sejam interrompidos pela falta de tempo. Seja específico sobre o que espera do trabalho delegado, defina prazos, informações necessárias e a importância dessa tarefa no contexto da empresa. Tarefas não urgentes e não importantes devem ser delegadas, sempre que possível. Algumas ferramentas úteis:
Bitrix 24 – Plataforma de colaboração social, permite o gerenciamento de equipe e controle de atividades.
Remember the Milk – app com serviço de listas online, combina com lista de tarefas e organiza o trabalho das pessoas e equipe.
Wunderlist – app que trabalha com listas de tarefas, que permite um gerenciamento mais fácil das atividades dos colaboradores e até dos amigos e familiares.
7. Fuja das distrações
Embora sejam ótimos canais de divulgação e de atendimento, as redes sociais, Whatsapp e e-mails podem se tornar grandes vilões da produtividade. Procure identificar as atividades que mais fazem você perder tempo durante o trabalho para limitá-las. Perder o foco é muito comum, sendo a Internet a principal responsável. De acordo com recente pesquisa realizada pela internet, 31% das pessoas admitem gastar 30 minutos do trabalho com assuntos particulares, 25% das pessoas gastam cerca de 1 hora e 9% das pessoas até 2 horas com assuntos fora do contexto do trabalho. Alguns apps que ajudam a fugir das distrações:
Any.do – app de gerenciamento de vida e produtividade.
Freedom – app usado para bloquear sites que podem distrair você de seu trabalho, como as redes sociais, permitindo que você seja mais produtivo.
8. Mantenha o ambiente de trabalho organizado | gerenciamento de tarefas
Com tantas tarefas para realizar em um dia, é comum que o gestor se esqueça de tarefas importantes. A organização é fundamental para uma boa gestão do tempo. Liste suas atividades e destaque as prioridades. Existem apps e softwares de produtividade que podem te auxiliar:
CamCard – organize facilmente seus cartões de visitas. Este app escaneia o cartão de visitas recebido,ando-o digitalmente para que você não perca.
Trello – app que organiza suas atividades de maneira lúdica e ilustrativa, em formato de Kanban, ou seja, mostrando as atividades realizadas e as que faltam realizar, permitindo formatações personalizadas.
Azana – funciona como um organizador de tarefas e projetos, permitindo controle e interação com sua agenda e e-mail.
9. Organize as reuniões
É importante que toda a sua equipe esteja alinhada e consiga se conectar com facilidade. Otimize as reuniões utilizando aplicativos de comunicação em tempo real, descomplicando e agilizando a troca de ideias. Uma reunião produtiva não pode durar mais de 1h30min. Compartilhe a pauta e conteúdos, registrando assuntos e compromissos assumidos. Alguns aplicativos que podem ajudar:
Dropbox – app utilitário em nuvem para armazenar arquivos, organizar reuniões e compartilhar itens de ação e compromissos.
Slack – uma plataforma de comunicação interna para sua empresa, abrangente e com funcionalidades que lembram um chat que também faz chamadas em vídeo, só que com muito mais capacidade de customização e interação entre os participantes, além de comandos ágeis e facilidade para compartilhar os mais diversos tipos de arquivos.
Google Drive – espaço de armazenamento e compartilhamento de arquivos na nuvem. Seu modo de compartilhamento permite mais de uma pessoa visualizar e editar esses documentos, facilitando o trabalho em equipe.
10. Esteja atualizado e por dentro das novidades
Mantenha-se atualizado sobre a economia, tendências de mercado, investimentos, inovações no setor, entre outras, para poder tomar as melhores decisões, assim o seu tempo será mais bem aproveitado. Um controle atualizado de informações facilita o processo decisório, tornando-o mais assertivo, gastando menos tempo. E outra dica bem importante e necessária: encontre tempo para o seu autodesenvolvimento. Estar com informações atualizadas e investir em estudos e especializações sempre será necessário, pois o conhecimento continuará sendo o seu maior patrimônio. Apps que podem fazer diferença:
Freedly – app para manter as notícias sempre na mira dos olhos,é possível sincronizar todos os feeds que você já assina no Google Reader.
Voice Rider – app para manter as notícias sempre na mira dos olhos,é possível sincronizar todos os feeds que você já assina no Google Reader.
Instapaper – tem a função de salvar artigos que você encontra pela internet para ler depois, tira toda a formatação e sincroniza com outros dispositivos.
Esperamos ter ajudado para o seu desenvolvimento e maior produtividade. Em tempo, desejamos sucesso nos seus desafios!
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