Preparamos 10 dicas essenciais para que seu trabalho em home office possa ser mais efetivo
Uma das maiores preocupações que estamos tendo é de como se adaptar a trabalhar remotamente. Em tempos de isolamento e quarentena, precisamos adaptar hábitos, para não perder o foco e manter a produtividade em alta no trabalho.
Mas como fazer isso com perfeição? A maioria de nós acha que consegue trabalhar de casa tranquilamente e manter os níveis de produtividade. No entanto, em formato remoto, existem variáveis que interferem diretamente nas atividades. No início, até que conseguimos manter uma jornada normal, mas com o passar dos dias, normalmente falta priorização e controle, devido às interrupções e outros fatores.
E como lidar com essa situação? Uma vez que precisaremos dar continuidade a tarefas e atividades profissionais, conciliando tempo, família, compromissos, barulhos decorrentes do trabalho home office, entre outros.
Para te ajudar, preparamos algumas dicas essenciais e eficazes, que já foram testadas na prática, para tornar o home office produtivo, entre elas:
Como criar uma rotina de trabalho?
Como planejar e priorizar as atividades mais importantes?
Qual a importância de dividir o tempo em pausas para que o trabalho não se torne cansativo?
Como controlar interrupções e muito mais!
Conheça 10 dicas de como tornar mais efetivo seu trabalho em home office.
Acorde no horário habitual e se prepare como se fosse um dia normal de trabalho na empresa, tome café, informe-se dos assuntos da sua área e do seu negócio e os acontecimentos e avanços que afetam a sua empresa. Tome cuidado com os meios de comunicação populares, para não ser influenciado por informações confusas e Fake News. Esteja concentrado e com foco no horário de trabalho, sem perder a concentração. Afinal, surgirão inúmeras oportunidades de quebrar as regras.
Estabeleça prioridades no seu dia, organizando sua agenda por relevância de atividades. Faça primeiro tarefas que interfiram no trabalho de outros colegas. Lembre-se de separar um tempo para ficar disponível para a equipe nos canais de comunicação. Mantenha contato permanente com seus principais clientes. Surpreenda com novidades e informações importantes sobre seu negócio. Apoio e informação segura e de qualidade valem muito neste momento.
Caso não haja um espaço adequado para trabalhar em casa, eleja um local específico, que permita instalar seus equipamentos e que seja ergonômico para sua saúde. Escolha um lugar calmo em que você consiga se concentrar. Mantenha este local limpo, higienizado e procure organizar seus materiais para ser mais produtivo. Evite trabalhar no sofá ou na cama, ou mesmo diante da televisão ou aparelhos de som, isso será distração na certa!
Defina quantas horas irá trabalhar no dia. Se serão 6 ou 8, siga rigorosamente esse horário. Avise a sua equipe quando começar, quando estiver ausente para o almoço e quando terminar o expediente. Combine também com sua família e amigos, que neste horário precisará manter a concentração, sem interrupções. Se você se manter com foco não precisará estourar a carga horária e terá tempo disponível para os afazeres domésticos e atenção à família.
Intercale períodos de intensa concentração com pausas curtas. Você pode usar esse horário para ler os e-mails, planejar suas atividades, beber água, ir ao banheiro ou lavar as mãos e limpar os equipamentos. Até mesmo exercícios de alongamento são importantes. Destine horários para falar com clientes, fornecedores, parceiros comerciais. Não deixe que barulhos externos atrapalhe estes contatos. Quando não for possível no seu local, procure outro ambiente mais calmo para falar. A manutenção do relacionamento é extremamente importante e não deve se deixar de lado num momento como esse.
Faça uma atividade por vez e resista aquela conferida nas redes sociais e aplicativos online. Como muitas pessoas estão em casa, é comum o contato informal e quantidade enorme de curiosidades e brincadeiras. Trabalhar com foco faz com que você termine o expediente mais cedo e ainda possa usar esse tempo para ler, ficar com a família ou assistir a um filme. Você pode checar as redes sociais nas pausas, por exemplo.
Com toda a equipe trabalhando de forma remota é comum que haja dúvidas. Esteja disponível para falar com o time e comunique-se de forma clara para evitar mal-entendidos. Use os aplicativos disponíveis de comunicação remota e procedimente regras e orientações por e-mail, através de cartas e memorandos digitais. Defina também dias e horários de reuniões on-line com a equipe ou com pessoas, em particular. Combinando com antecedência, as pessoas terão tempo de se prepararem e tornar a conversa mais produtiva e eficaz.
Nada de reuniões que poderiam ser um e-mail. É preciso ir direto ao ponto, pensar em soluções, distribuir prazos e responsabilidades para que as tarefas aconteçam dentro do prazo e com a qualidade esperada. Definir um tempo específico para cada conversa ou reuniões é essencial para ser objetivo e direto. Defina ações e compromissos a serem realizados, monitore os prazos, responsáveis e os resultados de cada ação definida.
Existem diversas ferramentas digitais pagas e gratuitas que podem ser utilizadas. São aplicativos online para reuniões, acompanhamento de projetos, acompanhamento de equipes e atividades. Provavelmente você já tenha utilizado o Skype para reuniões online ou mesmo o Whatsapp para mensagens de áudio e vídeo. Existem outros softwares e plataformas colaborativas que podem ajudar a aprimorar suas reuniões e contatos com a equipe ou com clientes. Entre as mais importantes podemos citar:
Trello – Plataforma de organização de projetos, com quadros, listas e cartões que permitem colaborar e compartilhar com a equipe.
Asana – Plataforma de gerenciamento, distribuição e controle de trabalho para as equipes. Permite controlar prazos e integrar comunicação com clientes.
Bitrix24 – Plataforma de colaboração integrada em CRM para relacionamento com clientes e controle de atividades da equipe.
Slack – O Slack é um espaço de colaboração em que as pessoas e as informações se reúnem em canais organizados, ajudando a aumentar a produtividade.
Google Agenda – Aplicativo do Google que permite organizar agenda e atividades. Integra tanto com aplicativos Google quanto outros aplicativos de controle e organização do tempo.
Zoom – Plataforma de reuniões online e videoconferência empresarial. Permite compartilhar agendamentos de reuniões com diferentes aplicativos.
Hangouts Meet – Plataforma de mensagens e reuniões online por áudio e vídeo do Google. Permite reunir equipes para conversas individuais ou em grupo.
Webex – Plataforma de reuniões online e videoconferência. Permite monitorar o trabalho remoto e uso de ferramentas colaborativas.
Explique para as pessoas que moram com você que evitem interrupções desnecessárias no horário em que estiver trabalhando. O mesmo para a equipe e também amigos, explique que não podem interromper o seu trabalho a cada instante se não for algo urgente. Também limite o seu tempo de trabalho, para não avançar nos horários propostos e trabalhar continuamente, pois com certeza aparecerão demandas que exigirão mais tempo.
No mais aproveite o tempo de estar em casa. Curta sua família, se organize e aproveite para traçar planos de desenvolvimento pessoal e de negócios. Entenda que logo haverá uma demanda reprimida para atender e com isso surgirão inúmeras oportunidades. Esteja preparado para o melhor!
Aproveite também para seguir as orientações da OMS (Organização Mundial da Saúde), lavando as mãos com frequência e higienizando seus equipamentos permanentemente. Cuidados com a saúde e atitude positiva sempre serão hábitos saudáveis!
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